工具や産業廃棄物に関する報告書を一元管理で効率化

更新日:2025.1.9

課題解決のポイント

課題

複数の報告書を紙で管理しているため管理や集計に時間がかかる

手渡しでの承認回覧は進捗が把握しにくく、完了までに時間がかかる

管理者が承認の進捗状況を把握することが困難
解決策

報告書などの現場のあらゆる帳票をシステム上で一元管理

担当者へメールで通知し、該当帳票へ直接遷移しオンライン承認

進捗管理で複数ある帳票の進捗状況をリアルタイムで把握
効果

帳票の検索性が向上し、集計に関する作業時間が短縮

回覧の遅延や承認忘れを減らし、承認回覧の所要時間を約80%削減

進捗状況や承認前情報が把握でき、管理者の業務が効率化

【Before】

・複数の報告書を紙で管理しているため管理や集計に時間がかかる

多種多様な工具を保有しており、工具ごとの購入、交換・メンテナンス、廃棄の報告書を全て紙で管理していました。また産業廃棄物を処理する際にも紙の報告書を発行していたため、社内で大量の帳票を保管していました。そのため過去の帳票を確認する際には、保管場所まで行き、膨大なファイルの中から探す必要があり、見つけ出すまでに大変時間がかかっていました。集計を行う際にも必要な書類を集めて、手入力でEXCELに転記し集計を行っていたため、担当者の作業負担が大きいことも問題でした。

・手渡しでの承認回覧は進捗が把握しにくく、完了までに時間がかかる

紙の承認回覧では、書類を手渡しで回すため、各担当者の承認を得るまでに時間がかかり、複数の担当者や部署を経由する場合や承認者が不在の場合、回覧や承認を進めることができず、業務が停滞することがありました。

・管理者が承認の進捗状況を把握することが困難

紙の承認回覧では、帳票に不備を発見し差戻しを行う際に、差戻しを行った人と担当者との間で話し合いを行う必要がありました。そのため、管理者が進捗状況をリアルタイムで把握することが難しく、承認回覧に時間がかかり、業務にも遅れが発生していました。

【After】

・帳票の検索性が向上し、集計に関する作業時間が短縮

帳票を一元管理したことで、各工具の交換に要した月間、年間の費用を調べる際にも、必要な情報を瞬時に検索・確認でき、保管場所に行く手間や膨大なファイルの中から必要な帳票を探し出す時間が大幅に削減できました。また、集計を行う際には「参照・集計レポート」で必要なデータを絞り込み、複数の帳票データを層別集計することが可能になりました。

・回覧の遅延や承認忘れを減らし、承認回覧の所要時間を約80%削減

クラウド管理により、作成した帳票を一斉に指定の承認ルートへ送信することが可能になり、毎回手渡しで回していた従来の回覧作業に比べて短時間で手間もかからず、これまで回覧や承認にかかっていた時間の約80%を削減することができました。また、回覧や承認が自分のフローに来た際にメールが届き、メール記載のURLから帳票一覧へ遷移（24時間の制限あり）できるので、自分が承認する帳票を探す手間もなく、デジタルに不慣れな社員も問題なく使えています。場所や端末を問わず外出先からでも閲覧や承認ができ、回覧・承認作業を効率化できるのもクラウドならではの特徴です。

・進捗状況をリアルタイムで把握し、管理者業務が効率化

「帳票管理」サービスでは、「いつ・誰が承認したのか」というデータが履歴に残り、コメントも追加できるため、管理者は進捗状況をリアルタイムで把握できます。そのため、管理者は進捗状況から承認回覧が遅れている人に催促することも可能です。また、関係者は承認前の情報も帳票が発行された時点で閲覧できるため、今後の見通しを立てることが可能になります。

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