「帳票管理サービス」で大量の紙帳票を電子化

顧客の工場などから出る産業古紙を回収し、”ベール”と呼ばれる塊（長方体）に圧縮したあと、製紙工場に運搬するという業務があります。この業務の中で発生する帳票のデジタル化に凸版印刷のNAVINECTクラウドを導入しました。 回収した古紙は一般的に1キロ当たりの単価が設定されており、重量に応じて金額が決まります。このため、”公認台貫”と呼ばれる特別な計量器で計量することが必要です。

コロナ禍の2020年夏にたまたまインターネットで凸版印刷さんの『NAVINECTクラウド』を知り、紙で行っている業務をデジタル化できないだろうかと考えました。また、凸版印刷さんが新しいクラウドサービスを発表されたニュースを見たことがきっかけで問合せをし、ペーパーレス化だけでなく、コロナ禍において接触機会を減らすことも期待できるツールと分かり、導入を決めました。

具体的には、先ほどの計量伝票を電子化しています。担当が台貫で計量した重量をパソコン上で入力すると、設定したフォーマットで帳票が出力されます。上長は帳票を印刷せずに、パソコンやスマホからクラウド上で保管されている帳票の承認をすることができます。承認後、お客様が専用のアカウントにて確認できるため、伝票発送の業務をゼロ化しました。

ペーパーレス化が実現したことで、過去のデータ確認作業も容易になり、業務時間の短縮にも効果的と感じています。また、紙の保管が不要になったことで、事務所スペースがスッキリしました。

「現状でも業務は進んでいるので、わざわざやり方を変える意味があるのか？」という声も導入検討時にはありました。 しかし、長期的、継続的な労務状況の改善やリアルな接触機会の逓減、などを考えると今後デジタル化へのあゆみが必要だということを意思を持って関係社員に説明しています。

NAVINECTクラウドの導入・初期運用時に業務負荷が増え、戸惑いもありました。 しかしこのクラウドシステムにデータを入れ込むことで物理的な伝票の持参がなくなること。そして入力したものが紙でなくデータとして貯まるため共有や参照もしやすいというポイントなどを伝えました。

以上を経て、これまで発行から提出までアナログだった帳票関連業務をクラウド化。その結果業務の簡素化ができたと感じています。 また､コロナ禍でもあるため、提出時のお客様との接触機会も削減できたことと、在宅勤務にも適用できており、事務業務全般の改善に繋がっていると感じています。

今では、計量器から直接データを取り込めるようにならないかというアイデアもメンバーから出るようになりました。今後はアイデア実現に向けて凸版印刷さんに相談しようと思います。 また、販売・在庫管理などのさまざまな業務シーンにNAVINECTの活用を広めて行きたいと思います。