ISO文書管理の作成・管理・活用に必要な機能が詰まったAXソリューション

「ISO文書管理AX」

「ISO文書管理」において、文書の一元管理だけではなく、
改訂の際の作業負荷軽減やAIを使って必要な場面で活用。
ISO文書を作って終わりにしない仕組みへ支援します。

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「ISO文書管理AX」とは

ISO文書管理には、文書管理番号の発番、リビジョン管理、使用期限管理、権限管理などが必要になります。
従来のISO文書管理では、管理が煩雑で「古い手順書による作業ミスの発生」や「改訂作業の負荷が大きい」、
また「管理にとどまって必要な時に活用できていない」などISO文書管理には課題も多く、
ISO認証維持の不適合や品質トラブルなどの大事故につながる場合もあります。

「ISO文書管理AX」は、
文書管理番号の自動発番、リビジョン管理、使用期限管理に必要な豊富な機能で
誰がいつ作成・改訂・承認・回覧したのかを把握し、実際の現場ではAIを活用することで、
ISO文書を作って終わりにしない製造現場への変革を実現します。

「ISO文書管理AX」の特徴と価値

最新版の運用による作業ミスと誤用リスクのゼロ化

承認された最新版を現場へ即時反映し、新版発行時には関係者へ一括で自動配信メールを送信します。バージョン管理により古い手順書の参照を物理的に防ぐことで、旧版運用による作業ミスや製品不良のリスクを排除できます。また「いつ・誰が作成し承認したか」のトレーサビリティが明確に記録されるため、審査や顧客監査への即時対応が可能になります。
関連文書の紐付け管理による改訂漏れの防止と整合性の確保

マニュアルなどの上位規定（親文書）と、現場の作業手順書（子文書）を相互に紐付けて管理し、紐付け帳票の一覧参照機能を提供します。子文書を改訂した際に、紐づいている親文書を一覧画面から把握できるため、文書間の矛盾や改訂漏れを防ぎ、監査時の不適合指摘リスクを回避できます。
Chat形式のAI対話検索によるナレッジ活用と検索時間の削減

膨大なISO関連文書の中から、AI類似検索を用いて自然言語のChat形式で必要な手順や規定を即座に呼び出せます。「どこに何が書かれているか分からない」といった検索の手間や時間を劇的に削減し、熟練者のノウハウを現場全体で瞬時に共有・活用できるため、業務の標準化と新人教育の効率化を推進できます。

「ISO文書管理AX」の活用

1. 文書作成・関連文書の紐付け新規または改訂案を作成し、上位規定（親文書）と作業手順書（子文書）の関連性を紐付けてシステムへ登録。

2. 電子承認とバージョン更新事前設定された承認ルートへ回覧。「作成者・承認者・日時」が記録され、バージョン番号が自動で更新。

4. AI類似検索による現場活用と改訂検討現場はChat形式のAI検索で探索時間が削減。必要な情報を即座に参照できるため、ベテランだけではなく、全社的にナレッジが標準化。

3. 公開日と有効期限に基づく現場適用承認完了後、関係部署・現場担当者へ自動配信メールが届き、即座に最新版のみが参照可能な状態へ移行。

＜ISO文書管理AXのフロー＞

「ISO文書管理AX」の機能

主な機能について

承認設計と文書管理番号設計

電子承認のための承認ルートや回覧先グループの設定が可能です。文書管理番号は、あらかじめ設定をしておくことで文書の新規発行や改版を行った際に、ルールに沿った採番が自動で行われ、番号の付け間違いや重複発生の可能性を低減します。
自由な帳票レイアウトとISO文書の添付

ISO文書のキーワード情報や必要情報を自由に入力できるレイアウトやISO文書を帳票に添付することが可能です。活用を見越した項目を設定することで、蓄積にとどまらないISO文書管理を実現いたします。
トレーサビリティ管理

作成・改訂・承認・回覧の履歴を自動記録し、審査・監査時に即座に証跡を出力。改訂日、作成者、承認者なども記録されるため、ISO認証の際にも必須なトレーサビリティ管理を実現します。また、回覧履歴から製造現場の作業者が閲覧したかも管理いたします。
公開アナウンス・有効期限アラートメール通知

NAVINECTインサイト「通知・監視レポート」のご利用で、文書の公開アナウンスや有効期限が迫っている/期限が切れた、をメールで自動通知することが可能になります。「既に無効となっている手順書に沿って運用されていた」のような事態を回避します。

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機能表 Function of 「ISO-bunsho-kanri AX」

機能		概要
帳票設計	レイアウト設計機能	＜自由なレイアウトでの入力設定が可能です＞設定可能な項目(ラベル、テキストボックス、単一選択リスト、複数選択リスト、ラジオボタン、カレンダー、日時選択、選択ボタン、イメージボックス、枠、線、CSV連携、他サービス連携など）
	承認設計機能	＜複雑な承認ルートの設計を行えます＞複数ステップの承認、並列承認、代理承認、グループ承認
	回覧設計機能	＜必要な人に情報を回覧する設計を行えます＞回覧先グループ設定機能
	出力設計機能	＜紙帳票と併用した運用設計を行えます＞ Excel運用機能
	その他	＜帳票設計を簡単にする便利な機能を実装しています＞バージョン管理、コピー作成、公開/非公開設定
帳票発行		＜紙帳票イメージを残した入力を実現します＞帳票発行機能、帳票引き戻し機能、添付ファイル登録機能、CSV読み込み機能、他サービスデータ連携機能
承認回覧		＜ユーザ権限に合わせた閲覧が可能です＞閲覧（要承認/要回覧フィルタあり）、承認、差し戻し、コメント入力、メール通知機能、CSVデータ出力機能
設定	ユーザ管理	＜ユーザ設定をする事でさまざまな運用設計を可能です＞ユーザ新規追加/削除、ユーザ種別、承認権限、所属グループ(組織)の設定
設定	カテゴリ設定	＜カテゴリ区分により帳票の整理が可能です＞帳票グループカテゴリ設定機能
見える化	参照・集計レポート	＜インサイトサービスによるデータ活用を行います＞帳票入力結果のリスト表示
文書管理		＜社内で運用されるさまざまな文書の管理が可能です＞採番設定管理、改版管理、使用期限管理、承認管理、権限管理、原本管理、回覧・確認履歴管理

画面イメージ

実際のアプリ画面イメージをご覧いただけます。サムネイルをクリックすると拡大します。

ISO文書管理の帳票画面
文書管理の設計画面
承認回覧履歴

規定・マニュアル検索の効率化と運用定着の即時化生成AIで直ぐに実現、ISO文書の即時共有。

AIによる「類似検索機能」を活用すれば、現場の疑問や文書確認が必要な時に、自然言語で言葉を入力するだけで、AIが最新のISO文書や手順書から最も関連性の高い箇所を即座に提示します。この機能を「ISO文書管理AX」と組み合わせることで、「文書探索時間の大幅短縮」と「現場における最新運用の定着」を実現します。
※AIツールはお客さまにて別途ご契約が必要になります。

提供価値1：文書探索リードタイムの極小化
現場の課題

膨大な規定・手順書から必要な情報を探す時間ロス

検索時間の短縮と業務効率化

該当文書の特定にかかる時間を大幅に短縮します。AIが提示する最新の手順書や関連規定を即座に参照することで、探し回る手間をなくし直ちに正しい作業へ着手できます。
- 必要箇所へ即アクセスし、現場の手間と作業ロスを削減。
提供価値2：ルールの徹底と作業の標準化
現場の課題

手順書の場所が分からず発生する独自の判断・誤用

組織のルールを現場へ確実に浸透

蓄積された正しい標準手順書（SOP）が「現場の即戦力知見」として呼び出され、新人や他部署の作業者へも正確に共有されます。教育コストの低減と、全社的な作業品質の平準化を同時に実現します。
- 経験の浅い担当者でも、熟練者と同等の正しい手順で作業が可能に。